Vérification des contrôles de base - janvier 2013

Pourquoi est-ce important

La population canadienne s'attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement et qu'il rende des comptes sur la gestion prudente des fonds publics, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s'attend également à des rapports fiables qui montrent de façon transparente comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d'administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l'organisation des ressources de façon à ce que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales, veiller à ce que des systèmes efficaces de contrôle interne soient en place, signer les comptes ministériels et s'acquitter d'autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l'administration de leur ministère ou de leur organisme.

Les vérifications des contrôles de base sont importantes puisqu'elles permettent aux administrateurs généraux d'avoir l'assurance que les contrôles de base exercés sur la gestion financière sont efficaces dans leur organisation respective. Ainsi, les vérifications des contrôles de base permettent aux administrateurs généraux de connaître le niveau de conformité de leur organisation par rapport aux principales exigences imposées par les lois, les politiques et les directives financières. 

À propos du Tribunal d'appel des transports du Canada

Le mandat principal du Tribunal d'appel des transports du Canada (TATC), en tant qu'organisme multimodal de révision des mesures d'application de la loi, est de tenir des audiences en révision ou en appel à la demande des intéressés relativement à certaines décisions administratives prises en vertu de diverses lois fédérales sur les transports. Son objectif est de permettre aux intervenants du milieu des transports de demander la révision, par un organisme indépendant quasi judiciaire, des décisions d'application des règlements ou de délivrance des permis prises par le ministre des Transports. En 2011-2012, les prévisions de dépenses du TATC s'élevaient à environ 1,5 million de dollars et les prévisions en matière de ressources humaines s'établissaient comme suit : 12 ETP (équivalent temps plein) et 25 employés à temps partiel nommés par le gouverneur en conseil.

Objectif et portée de la vérification des contrôles de base

La présente vérification avait pour but de déterminer si les contrôles de base exercés sur la gestion financière[1] au TATC d'appels des transports du Canada permettent de respecter les principales exigences des lois, politiques et directives applicables.

La vérification portait sur des opérations financières, des dossiers et des processus du TATC. Les opérations ont été sélectionnées à partir de l'exercice 2011-2012. La vérification visait à examiner un échantillon d'opérations découlant de chacune des politiques et directives sélectionnées. On trouve en annexe une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de la vérification et la conformité pour l'ensemble des aspects vérifiés.

Les vérificateurs n'avaient pas d'accès facile aux documents à l'appui pour justifier les dépenses engagées au TATC pour les opérations financières de l'exercice 2011-2012 visées par la vérification. Compte tenu de cette limitation de la portée, un autre échantillon composé d'un petit nombre d'opérations financières effectuées en 2012-2013 a été retenu afin de déterminer si les engagements étaient consignés selon la valeur prévue. Enfin, l'application de l'article 33 (paiements et règlements) de la Loi sur la gestion des finances publiques n'a pas été vérifiée, car elle est administrée par Transports Canada dans le cadre d'un protocole d'entente.

Conformité aux normes professionnelles

La présente vérification a été menée conformément aux Normes de vérification interneau seindu gouvernement du Canada. Une inspection des pratiques n'a pas été menée.

Anthea English, CA

Contrôleure générale adjointe
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

Constatations et conclusions de la vérification

Les contrôles de base exercés sur la gestion financière en ce qui concerne les opérations examinées a démontré la conformité[2] du TATC aux principales exigences de l'une des onze politiques et directives et sa conformité partielle à l'une des onze politiques, directives et lois applicables prises en compte. Le TATC ne respectait pas les exigences de neuf des politiques et directives prises en compte.

Il a été établi que les instruments de délégation sont adéquats, actuels et approuvés conformément à la directive et que les employés reçoivent la formation requise. Des lacunes ont toutefois été relevées dans l'administration du programme des cartes d'achat. Il n'y avait pas suffisamment de documents au dossier pour étayer les décisions contractuelles et on n'avait pas toujours pris en compte les offres à commandes obligatoires de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. En ce qui concerne les dépenses de voyage et d'accueil, elles n'étaient pas toutes étayées par des documents justificatifs et les limites applicables au remboursement n'ont pas toujours été respectées ou justifiées. Par ailleurs, l'obligation relative à la divulgation proactive, sur le site Web de l'entité, des dépenses de voyage et d'accueil et des dépenses contractuelles n'a pas toujours été respectée

Pour ce qui est des congés, dans certains cas, l'approbation a été donnée par une personne qui n'était pas dûment autorisée et ce, après que le congé ait été pris. Au chapitre de l'administration de la paye, les conditions n'ont pas toujours été consignées. On a également relevé des lacunes à l'étape de l'engagement de la dépense : ainsi, certaines dépenses n'ont pas été approuvées au préalable, notamment en ce qui concerne les cartes d'achat, les voyages et l'accueil, les contrats, l'administration de la paye et les congés. Dans le cadre de la vérification des comptes, l'attestation d'exécution des travaux n'a pas toujours été effectuée en temps opportun et étayée par des documents adéquats.

Recommandations

Le président et premier dirigeant du TATC devraient :

  1. Veiller à ajouter au dossier l'attestation des responsabilités du détenteur d'une carte d'achat ainsi que le formulaire de demande de la carte d'achat dûment signés pour toutes les cartes d'achat.
  2. Veiller à ce que les cartes d'achat et les avances comptables servent exclusivement à l'achat de biens et services ministériels autorisés.
  3. Établir des processus opérationnels pour veiller à ce que les activités d'approvisionnement appropriées soient conformes à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
  4. Établir des processus opérationnels pour veiller à ce que les dépenses de voyage soient conformes aux directives pertinentes.
  5. Veiller à ce que tous les frais de déplacement et d'accueil des hauts fonctionnaires fédéraux désignés fassent l'objet d'une divulgation proactive.
  6. S'assurer que des documents justificatifs adéquats sont consignés lorsque la limite moyenne des coûts prévue dans la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences est dépassée.
  7. S'assurer que les congés sont approuvés par une personne qui est dûment autorisée avant que le congé ne soit pris ou immédiatement après avoir pris le congé, dans le cas où le congé n'était pas prévu.
  8. S'assurer que les principales modalités de travail des employés occasionnels sont appliquées comme il se doit.
  9. Veiller à ce que le rapport de départ et la liste de vérification pour l'approbation soient complets et consignés dans le dossier.
  10. Veiller à ce que l'engagement des dépenses soit étayé convenablement et effectué par une personne dûment autorisée avant que les dépenses ne soient engagées.
  11. S'assurer que la vérification des comptes s'appuie sur des documents complets et que les opérations de paiement et de règlement sont effectuées dans les délais impartis.

Réponse de la direction

La direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d'action en vue de donner suite aux recommandations.  Il est prévu que le plan d'action de la direction sera entièrement mis en œuvre pour Décembre 2013.

Les résultats de la vérification et le plan d'action de la direction ont fait l'objet de discussions avec le président et premier dirigeant du TATC et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant la mise en œuvre du plan d'action de la direction.

Annexe : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification

Politiques et directives prises en compteConformité

Légende des seuils de conformité[5]

Respectée
Conformité dans une proportion d'au moins 98 %.
Respectée en partie
Conformité dans une proportion d'au moins 80 %, mais de moins de 98 %.
Non respectée
Conformité dans une proportion inférieure à 80 %.
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses Respecté
Directive sur les cartes d'achat Non respectée
Directive sur les avances comptables Respectée en partie
Politique sur les marchés Non respectée
Directive sur les voyages du Conseil national mixte et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage Non respectée
Politique sur l'accueil et Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences Non respectée
Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales Non respectée
Employés occasionnels Non respectée
Politique sur l'administration des traitements de certains niveaux supérieurs exclus non compris dans la catégorie de la gestion Non respectée
Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements[3] Non respectée
Directive sur la vérification des comptes[4] Non respectée

[1] Se reporter à l'annexe pour une liste complète des politiques et directives incluses dans la portée de la présente vérification

[2] Se reporter à l'annexe pour les résultats de conformité globale du TATC dans les secteurs pris en compte aux fins de la vérification

[3] Comprend l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques

[4] Comprend l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

[5] Seuil de conformité pour les opérations visées par la vérification