Plan d’action de gestion : vérification des contrôles de base - juin 2013

Opinion du Tribunal d'appel des transports du Canada (TATC) sur le rapport de vérification

Le TATC a passé en revue les conclusions et recommandations du rapport et, en ce qui concerne la portée de cette vérification, celles-ci reflètent avec fidélité l'état des contrôles menés en matière de gestion financière, de passation de marchés, de déplacement, d'accueil et de ressources humaines.

  1. L'ordre des activités dans le processus d'achat
  2. Le role et les responsabilités des employés dans le processus d'achat.
  3. La documentation requise pour chaque type de transaction d'achat
  4. Les informations requises pour l'énoncé des travaux, la justification pour l'utilisation d'un fournisseur unique, l'analyse du meilleur rapport qualité-prix, les critères d'évaluation et toute autre documentation requise pour procéder à une transaction d'achat.

Signature du Plan d'action de la gestion de l'entité vérifié

J. Richard W. Hall
Président et premier dirigeant
Tribunal d'appel des transports du Canada

Réponse générale de la direction

Il incombe au directeur des services ministériels de gérer et superviser l'ensemble des éléments passés en revue dans cette vérification. Les documents tirés de l'exercice 2011-2012 ont été examinés au cours de la vérification. Le directeur des services ministériels actuel a pris ses fonctions en septembre 2011 et a identifié plusieurs défaillances dans les processus des services ministériels lors de son arrivée au Tribunal. Malgré que des améliorations ont été opérées dans les processus depuis l'arrivée du directeur actuel, des défaillances, telles que décrites dans le rapport de vérification, existent toujours et le Tribunal s'engage à corriger celles-ci. 

Recommandations Priorité Mesures prévues Responsabilités
(titre du poste responsable de la mesure)

Échéancier
(date prévue de la mise en œuvre)

1. Veiller à ajouter au dossier l'attestation des responsabilités du détenteur  d'une carte d'achat dûment signée ainsi que les formulaires de demande de la carte d'achat dûment signé pour toutes les cartes d'achat.

Faible

Mesures prévues :

Passer en revue le document de reconnaissance et le formulaire de demande et veiller à ce que ceux-ci soient signés pour tous les titulaires de carte d'achat.

Directeur des services ministériels

Mars 2013

2. Veiller à ce que les cartes d'achat et les avances comptables servent exclusivement à l'achat de biens et services ministériels autorisés.

Élevée

Mesures prévues :

Réviser la liste de vérification de l'article 34 afin d'inclure une révision prévoyant de veiller à ce que les cartes d'achat et les avances comptables soient utilisées uniquement pour les achats autorisés de biens ou services liés à l'activité.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

3. Établir des processus opérationnels pour veiller à ce que :

  • Les modes d'approvisionnement appropriés soient sélectionnés et utilisés conformément à leurs modalités;
  • un énoncé des travaux soit élaboré et versé au dossier avant l'adjudication du marché;
  • les dossiers des contrats sans appel d'offres contiennent des documents justifiant le recours à un fournisseur unique conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État;
  • la documentation à l'appui de l'analyse du meilleur rapport qualité-prix soit conservée dans le dossier;
  • les exigences en matière de sécurité soient évaluées et respectées avant le début des travaux;
  • la méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation soient clairement énoncés dans le document d'appel d'offres pour les marchés concurrentiels avant diffusion de la demande de prépositions (DP);
  • l'évaluation des propositions et la sélection de l'entrepreneur soient effectués conformément aux critères préétablis qui sont énoncés dans la DP et selon une approche ouverte, équitable et transparente;
  • l'évaluation de la soumission soit justifiée par des documents au dossier et accompagnée d'un rapport d'évaluation qui doit être signé par au moins deux évaluateurs clairement identifiés;
  • l'approbation des contrats se fasse avant la réception des biens et services;
  • un exemplaire des contrats signé par une personne dûment autorisée soit versés au dossier;
  • des documents prouvant la réception des biens ou services soient versés au dossier;
  • la divulgation proactive des contrats supérieurs à 10 000 dollars soit affichée sur le site Web du TATC.

Élevée

Mesures prévues :

  • Examiner les types d'achats effectués par le Tribunal
  • Pour chaque type, déterminer le mécanisme d'achat le mieux adapté.
  • Élaborer un guide de procédures relatif aux activités d'achat du Tribunal qui addresse :
    1. L'ordre des activités dans le processus d'achat
    2. Le role et les responsabilités des employés dans le processus d'achat.
    3. La documentation requise pour chaque type de transaction d'achat
    4. Les informations requises pour l'énoncé des travaux, la justification pour l'utilisation d'un fournisseur unique, l'analyse du meilleur rapport qualité-prix, les critères d'évaluation et toute autre documentation requise pour procéder à une transaction d'achat.

Directeur des services ministériels

Décembre 2013

4. Établir des processus opérationnels pour veiller à ce que :  

  • les déplacements requis pour des activités gouvernementales sont justifiés sur le formulaire d'autorisation de voyage;
  • les employés sont remboursés pour les repas et les frais accessoires selon les limites applicables seulement lorsqu'aucun repas n'est fourni pendant la période où se déroule l'activité gouvernementale;
  • les employés choisissent des hôtels de la liste des établissements préapprouvée par le gouvernement, le cas échéant, et consigne des documents justificatifs dans le cas où l'hébergement  dépasse la limite prévue dans la  directive sur les voyages ou si l'hôtel n'est pas incluse sur la liste;
  • les frais de déplacement respectent les limites imposées et sont étayés de documents.

Élevée

Mesures prévues : 

  • Documenter les limites de frais et les repas remboursables sur les formulaires d'autorisation avant qu'ils soient approuvés. Lors de la vérification des demandes de remboursement, veiller à ce que les limites de frais et de repas remboursables soient respectées et qu'une documentation appropriée soit fournie pour justifier le dépassement de limite.
  • Élaborer un guide des procédures relatif au remplissage du formulaire d'autorisation de déplacement qui adresse :
    • L'ordre des activités dans le processus des voyages
    • Les rôles et responsabilités des employés dans le processus des voyages
    • Les raisons pour lesquelles un voyage d'affaires est autorisé
    • Les conditions que les employés doivent rencontrer pour être remboursés pour les repas et frais accessoires
    • Les types de logements permissibles ainsi que leurs limites
    • La documentation requise pour procéder à une réclamation des dépenses de voyage.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

5. Veiller à ce que les frais de déplacement et d'accueil des hauts fonctionnaires fédéraux désignés fassent l'objet d'une divulgation proactive.

Élevée

Mesures prévues :

Intégrer la rédaction de la divulgation proactive au processus relatif aux comptes créditeurs.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

6. S'assurer que des documents justificatifs adéquats sont consignés lorsque la limite moyenne des coûts prévue dans la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences sont dépassée.

Moyenne

Mesures prévues :

Documenter les limites de frais sur les formulaires d'autorisation avant qu'elles soient approuvées. Lors de la vérification des demandes de remboursement, veiller à ce que les limites de frais soient respectées et qu'une documentation appropriée soit fournie pour justifier le dépassement de limite.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

7. S'assurer que les congés sont approuvés par une personne qui dûment autorisée avant que le congé soit pris ou immédiatement après le congé, dans le cas où le congé ne n'était pas prévu.

Moyenne

Mesures prévues :

Examiner la fiche de congés au moins une fois par semaine.

Directeur des services ministériels

Mars 2013

8. S'assurer que les principales modalités de travail des employés occasionnels sont appliquées comme il se doit. 

Moyenne

Mesures prévues :

Passer en revue les conditions s'appliquant aux employés occasionnels et dresser une liste de vérification afin de veiller à ce que ces dernières soient administrées correctement.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

9. Veiller à ce le rapport de départ et la liste de vérification pour l'approbation soient complets et consignés dans le dossier.

Moyenne

Mesures prévues :

Élaborer un guide de procédures documentant le processus de départ de l'employé.

Directeur des services ministériels

Décembre 2013

10. Veiller à ce que l'engagement des dépenses soit étayé convenablement et effectué par une personne dûment autorisée avant que les dépenses soient engagées.

Élevée

Mesures prévues :

Pendant l'examen mensuel du budget, s'assurer que les dépenses à venir sont approuvées par une personne disposant d'un pouvoir délégué et transcrites dans le SFMC.

Directeur des services ministériels

Juin 2013

11. S'assurer que la vérification des comptes s'appuie sur des documents complets et que les opérations de paiement et de règlement et de règlement sont effectuées dans les délais impartis.

Élevée

Mesures prévues :

Utiliser la liste de vérification afin de s'assurer que la documentation est complète. Examiner le budget mensuel et le calendrier des audiences afin de veiller à ce que les paiements soient effectués de manière opportune.

Directeur des services ministériels

Juin 2013